Réussir l’organisation de son événement digital

Evènement digital

Face à la propagation du coronavirus, il n’est plus possible d’organiser des évènements professionnels physiques de nos jours. Afin de faire face à ce dilemme, le monde de l’évènementiel s’est adapté. Voilà pourquoi on a pu constater une évolution croissante de l’évènement digital. Ainsi, avec les nouvelles technologies, vous pouvez organiser tous types de rencontres professionnelles à distance.

Quels sont les avantages d’organiser un évènement digital ?

À cause du Covid19, certains évènements et réunions ont été annulés. Ce qui par la suite a eu des répercussions plus ou moins importantes sur la productivité et les chiffres d’affaires. Pour atteindre les objectifs et maintenir des liens privilégiés avec ses partenaires d’affaires, la mise en place d’un événement digital peut s’avérer indispensable. Grâce à cette nouvelle formule, les dépenses sont réduites. En effet, il n’est plus nécessaire de louer une salle de réunion ou de conférence et les participants n’auront plus besoin de se déplacer. Ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent. En plus de cela, les contraintes géographiques n’existent plus. Les collaborateurs peuvent participer à l’évènement, peu importe où ils se trouvent. En bref, c’est donc un bon moyen pour attirer une audience plus large.

Par ailleurs, les places ne sont pas limitées par le lieu et l’organisation requiert moins de prestataires. En plus de cela, il est possible d’atteindre des cibles que vous ne pouvez pas toucher lors d’un évènement physique. Aussi, les dirigeants pourront se concentrer davantage sur le contenu et déléguer la tâche à une entreprise événementielle. Pendant le jour J, les organisateurs pourront communiquer directement avec les visiteurs, un bon moyen pour accroitre le taux d’engagement. Et même après, les participants pourront explorer les contenus à tout moment.

Quels sont les points clés à vérifier ?

Tout comme dans le cadre de l’organisation d’un évènement physique, vous devez également préparer en amont toutes les démarches à suivre pour que tout se déroule dans les meilleures conditions. Dans un premier temps, vous devez définir le type d’évènement à organiser : team building, réunion d’affaires, etc. Ensuite, déterminez les objectifs et les cibles. Le choix du contenu et des outils digitaux va en effet dépendre de l’audience. L’idéal, c’est d’aller à l’essentiel pour garder l’attention des internautes le plus longtemps possible. Par ailleurs, pensez au lieu de tournage. La location d’un plateau TV est certainement la meilleure solution. Quoique si vous disposez de tout le matériel nécessaire, vous puissiez le faire dans vos locaux professionnels.

Les animations tiennent une place prépondérante dans la réussite d’un projet web. L’évènement virtuel doit marquer les esprits des participants. D’ailleurs, il n’est pas utile d’investir une grosse somme. Des solutions à tous les coûts existent actuellement.

L’outil employé aura également un impact sur l’expérience digitale. Certains fonctionnent en France, d’autres peuvent être utilisés à l’échelle internationale. On tient à noter qu’il existe des outils plus adaptés aux évènements hybrides, combinant digitale et physique. Quoi qu’il en soit, l’organisation est assez complexe. Pour vous accompagner dans la concrétisation de votre projet, il est plus judicieux de recourir à une entreprise spécialisée dans l’organisation des évènements digitaux.

Comment réussir un évènement digital ?

Outre les éléments cités ci-dessus, vous devez organiser un événement digital original et sans faute. En bref, il vous faut des idées originales et innovantes qui resteront gravées dans la tête des participants. L’objectif est alors de créer un univers digital propre à l’évènement et qui pourra vous démarquer de la concurrence. De la sorte, prenez le temps de bien étudier le niveau sonore et le graphique utilisés pour la communication. De même, vous devez garder l’attention de vos invités, ils doivent se sentir à l’aise dans votre univers. Pour cela, proposez une salle virtuelle où les invités pourront échanger librement entre eux.

Il faut aussi miser sur des images de qualité et des outils d’interactivité pour faire vivre une expérience utilisateur exceptionnelle aux invités. De même, favorisez les échanges en optant pour un système de MArchmaking basé sur l’AI.

Le chef de projet doit également maîtriser les technologies de diffusion sélectionnées et veiller à la sécurisation des réseaux. C’est indispensable pour garantir la réussite d’un projet digital et pour accroitre la crédibilité de l’entreprise. Enfin, lors d’un évènement digital, vous devez désigner un animateur dont la mission consiste à rythmer les débats et à interagir avec les participants. Afin d’éviter les déconvenues, programmez quelques heures de formation le jour J.

Est-il nécessaire de passer par un expert de l’événementiel ?

L’organisation d’un évènement digital n’est pas aussi simple qu’il parait. Une erreur peut coûter très cher à l’entreprise. Pour éviter les faux pas, il est fortement recommandé de faire appel à un expert du secteur. Certaines enseignes possèdent plusieurs plateformes en ligne. Après analyse de votre situation actuelle, de votre budget et de vos objectifs, elles seront en mesure de vous orienter vers la formule la plus adaptée à vos besoins.

Une agence événementielle sera votre interlocuteur privilégié. Elle propose en général un service sur mesure. Son objectif ? Garantir le succès de votre évènement. Grâce à son expertise, elle sera en mesure de vous proposer une stratégie digitale originale et efficace permettant de mettre en avant vos idées.

Elle maîtrise également les technologies les plus récentes afin d’émerveiller les invités et dispose de tous les matériels nécessaires pour que ces derniers puissent vivre une expérience agréable. De plus, quel que soit votre budget, un professionnel fera le nécessaire pour créer un évènement à la hauteur de vos attentes et capable de surprendre à coup sûr les participants. Pour finir, vous pouvez lui confier de A à Z votre projet web. Elle se chargera de tout à votre place et rédigera un rapport post évènement.

Quelle agence événementielle choisir ?

Les enjeux sont importants. Par conséquent, mettez votre projet entre les mains d’une agence spécialisée dans l’organisation des événements digitaux et qui a déjà réussi dans ce domaine. L’ancienneté est aussi un critère essentiel. Il vaut mieux faire appel à un prestataire disposant de plusieurs années d’expérience dans ce secteur. C’est un gage de sérieux et d’efficacité.

Qui plus est, il faut porter une attention particulière aux différentes solutions proposées et jeter un œil aux précédentes réalisations. Cela vous donnera un premier aperçu sur les capacités de l’équipe. Prenez également le temps de lire les témoignages des autres clients sur les médias sociaux.

Puisque vous allez collaborer pendant un bon moment, choisissez une agence avec laquelle le courant circule. De la sorte, n’hésitez pas à établir un premier contact par téléphone pour évaluer par vous-même le sens de l’écoute et la réactivité de votre interlocuteur. La première impression est toujours la bonne. Donc, si vous êtes à l’aise, passez à l’étape suivante : la demande de devis. Si possible, comparez plusieurs propositions avant de prendre une décision et vérifiez la liste des prestations incluses dans le prix : établissement d’un cahier des charges, paramétrage du contenu, intégration, animation, etc. Ces services supplémentaires peuvent justifier un tarif plus élevé.

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